The Beat the Heat program, a partnership between Postsecondary Initiatives and the SAISD Foundation, brought in big gains in its third year as more students from the Class of 2024 received assistance registering for college than ever before. 

The program initially offered 2022 graduates free rides to institutions of higher education and on-site support from the district’s college alumni advisors and the Foundation’s postsecondary navigators as they traversed the complex process of college registration. That first year, 88 recent grads took the bus and 36 of them got help registering. 

Last year, the program’s popularity began to build. The 17 trips had 153 attendees with 119 young alumni receiving assistance registering from members of the postsecondary team, who have access to student records and could immediately help the students address any holds that were preventing them from getting registered for college courses.

Dr. Christina Cortez, Director of Alamo Colleges District Welcome Center & District-Wide Onboarding said the growing program has also made a noticeable difference for the efficiency of enrollment at Alamo Colleges.

“Having SAISD staff on-site during Beat the Heat provides valuable support that streamlines communication, personalizes assistance, and resolves issues quickly,” Cortez added. “This presence significantly improves the efficiency of the enrollment process, benefiting both ACD staff and the families we jointly serve.”

This year the program grew even more. One strategy that helped was gathering information from the Class of 2024 about where they were planning to attend college and collecting current contact information from them before they graduated from high school. The information allowed the postsecondary team to make extensive and focused outreach and recruitment efforts for this year’s 13 trips to registration events at Palo Alto College, San Antonio College, St. Philip’s College, Texas A&M University–San Antonio, the University of the Incarnate Word, and the University of Texas at San Antonio. 

“We were so successful connecting with more students because we were able to use the information from the senior year end activity form,” College Alumni Coordinator Andrew Cervantes, who coordinated the program, said. “It ensures that these students will be followed up with and we can still provide postsecondary support because we can still connect with them.”

In the end, 235 student attendees either rode the buses or met the advisors and navigators on site, and 179 of them were able to register for college, many of them clearing multiple hurdles with the support of the postsecondary team.  Cervantes said the system they have built over the past three years has mitigated the common summer melt problem, where students are accepted to college but never enroll.

“A lot of school districts are frightened about the summer months because of the summer melt,” Cervantes said. “We’re not because we know we have wraparound services to provide them to make sure they get enrolled.” 

Emory Palacios, a Jefferson High School graduate, said the help was invaluable.

“It was all new and I would not understand everything,” Palacios said. “There were issues with transcripts and college bridge certificates. The PSNs had my back and took care of everything.”

The postsecondary navigators are a big part of the ongoing success of the program. Initially funded by the City of San Antonio Human Services Department, the navigators started working with Postsecondary Initiatives and Cervantes in 2021 to help with lagging postsecondary enrollment caused by the COVID-19 pandemic.

Their work supporting enrollment and persistence of young alumni from the September following their high school graduations was extended with bridge funding by private funders through the Foundation. In 2022, the Foundation received a grant from USAA to continue the navigators’ work and to deepen the partnerships with local colleges. The program has received another boost with City of San Antonio American Rescue Plan Act (ARPA) funding. 

Now increased to six in number, the navigators start visiting the high school campuses each spring, so students could meet and recognize their SAISD-affiliated advocates who will help them enroll, and ultimately re-enroll in college for the first four semesters and beyond.

“We have a unique relationship with the students that when you meet us, there isn’t a deadline of when this relationship ends,” Patty Carvajal, postsecondary navigator and retired Burbank administrator said. “After the first year, the students don’t stop contacting you. Our whole purpose is getting them to and through school. That purpose doesn’t change.”

As the Beat the Heat program continues to grow, Cervantes said they are now starting to see parents come in with their students, so more families are seeing the value of the programs in place to help students. 

“We are getting more parents involved this year and I think it is because parents are seeing the success of just one trip,” he said. “I think that’s what’s special about what we’ve done with these summer initiatives. These students and families understand that this support does not stop when you graduate from our district.”

Max Sullivan, a 2024 Edison graduate, said more students should take advantage of the help that was offered by the Beat the Heat Trips. 

"If you are a person who doesn't handle stress real well, they can help you with all the problems that pop up,” Sullivan said. “You should take advantage of any opportunity SAISD has with visiting the campus and enrolling in classes.”

Los viajes Beat the Heat ayudan a los exalumnos a inscribirse en la universidad

 
El programa Beat the Heat, una asociación entre Iniciativas Postsecundarias y la Fundación SAISD, trajo grandes ganancias en su tercer año, ya que más estudiantes de la Clase de 2024 recibieron asistencia para inscribirse en la universidad que nunca. 

Inicialmente, el programa ofrecía a los graduados de 2022 transporte gratuito a centros de enseñanza superior y el apoyo in situ de los asesores de exalumnos universitarios del distrito y de los orientadores postsecundarios de la Fundación a medida que avanzaban en el complejo proceso de inscripción en la universidad. Ese primer año, 88 recién graduados tomaron el autobús y 36 de ellos obtuvieron ayuda para inscribirse. 

El año pasado, la popularidad del programa empezó a crecer. Los 17 viajes contaron con 153 asistentes, de los cuales 119 jóvenes exalumnos recibieron ayuda para inscribirse por parte de los miembros del equipo de estudios postsecundarios, los cuales tienen acceso a los expedientes de los estudiantes y pudieron ayudarles de inmediato a resolver las posibles cuestiones pendientes que les impedían inscribirse en los cursos universitarios.

La Dra. Christina Cortez, directora de Alamo Colleges District Welcome Center & District-Wide Onboarding dijo que el creciente programa también ha hecho una diferencia notable para la eficiencia de la inscripción en Alamo Colleges.

"Contar con personal de SAISD durante Beat the Heat proporciona un valioso apoyo que agiliza la comunicación, personaliza la asistencia y resuelve los problemas rápidamente", añadió Cortez. "Esta presencia mejora significativamente la eficiencia del proceso de inscripción, beneficiando tanto al personal de ACD como a las familias a las que servimos conjuntamente".

Este año el programa creció aún más. Una estrategia que ayudó fue recopilar información de la clase de 2024 sobre dónde planeaban asistir a la universidad y recopilar información de contacto actual de ellos antes de que se graduaran de la escuela preparatoria. La información permitió al equipo de educación postsecundaria realizar esfuerzos amplios y centrados de información y reclutamiento para los 13 viajes de este año a eventos de inscripción en Palo Alto College, San Antonio College, St. Philip's College, Texas A&M University-San Antonio, University of the Incarnate Word y University of Texas at San Antonio. 

"Tuvimos tanto éxito en conectar con más estudiantes porque pudimos utilizar la información del formulario de actividades de fin de curso", dijo el Coordinador de Exalumnos Universitarios Andrew Cervantes, que coordinó el programa. "Garantiza que se hará un seguimiento de estos estudiantes y podemos seguir ofreciéndoles apoyo postsecundario porque aún podemos conectar con ellos".

Al final, 235 estudiantes viajaron en autobús o se reunieron con asesores y orientadores in situ, y 179 pudieron inscribirse en la universidad, muchos superaron múltiples obstáculos con el apoyo del equipo posterior.  Cervantes dijo que el sistema que han construido en los últimos tres años ha mitigado el problema común de la fusión de verano, donde los estudiantes son aceptados en la universidad, pero nunca se inscriben.

"Muchos distritos escolares temen los meses de verano por el efecto del verano en el proceso", dijo Cervantes. "No lo hacemos porque sabemos que tenemos servicios envolventes que ofrecerles para asegurarnos de que se inscriban". 

Emory Palacios, graduado del Jefferson High School, dijo que la ayuda fue inestimable.

"Todo era nuevo y no lo entendía todo", dijo Palacios. "Hubo problemas con los expedientes académicos y los College Bridge Certificates. Los PSN me apoyaron y se ocuparon de todo".

Los orientadores postsecundarios son una parte importante del éxito continuo del programa. Inicialmente financiados por el Departamento de Servicios Humanos de la Ciudad de San Antonio, los orientadores comenzaron a trabajar con Iniciativas Postsecundarias y Cervantes en 2021 para ayudar con el retraso en la inscripción postsecundaria causado por la pandemia del COVID-19.

Su labor de apoyo a la inscripción y la permanencia de los jóvenes exalumnos a partir del mes de septiembre siguiente a su graduación en la escuela preparatoria se amplió con financiación transitoria de financiadores privados a través de la Fundación. En 2022, la Fundación recibió una subvención de USAA para continuar el trabajo de los navegantes y profundizar las alianzas con las universidades locales. El programa ha recibido otro impulso con los fondos de la Ley del Plan de Rescate Estadounidense (ARPA) de la Ciudad de San Antonio. 
Ahora se han incrementado a seis, los orientadores visitan los campus de la preparatoria cada primavera, para que los estudiantes conozcan y reconozcan a sus asesores afiliados a SAISD que les ayudarán a inscribirse y, al final, volver a inscribirse en la universidad durante los primeros cuatro semestres y más allá.

“Tenemos una relación única con los estudiantes que cuando nos conocen, no hay una fecha límite de cuándo termina esta relación”, dijo Patty Carvajal, orientadora de educación superior y administradora jubilada de Burbank. "Tras el primer año, los estudiantes no dejan de contactar contigo. Nuestro objetivo es que vayan a la escuela. Ese propósito no cambia".

A medida que el programa Beat the Heat sigue creciendo, Cervantes dijo que ahora están empezando a ver a los padres venir con sus estudiantes, por lo que más familias están viendo el valor de los programas existentes para ayudar a los estudiantes. 

"Este año estamos consiguiendo que participen más padres y creo que es porque los padres están viendo el éxito de un solo viaje", dijo. "Es lo especial de lo que hemos hecho con estas iniciativas de verano. Estos estudiantes y sus familias entienden que este apoyo no termina cuando te gradúas en nuestro distrito".

Max Sullivan, un graduado de 2024 Edison, dijo que más estudiantes deben tomar ventaja de la ayuda que se ofreció por los viajes Beat the Heat. 

"Si eres una persona que no maneja muy bien el estrés, pueden ayudarte con todos los problemas que surjan", dijo Sullivan. "Debes aprovechar cualquier oportunidad que SAISD tenga con visitar el campus e inscribirte en clases".