Dear Families and Staff,

At this time, our schools will be open tomorrow.  Information from the National Weather Service and the City of San Antonio Office of Emergency Management indicate that tomorrow the low temperatures will range from 34-38 degrees and the high temperatures will range from the upper 30s to the low 40s.  In addition, they forecast cold rain predominantly in the afternoon.  According to this forecast, roads should be safe for travel.  

As we prepare for more extreme weather that may occur during the winter months, we want to share how we will approach inclement weather and decisions related to school closures.

As you are aware, SAISD has a long and rich history in San Antonio. While we celebrate our legacy, we also know that the age and condition of our buildings represents some challenges.  In our recent Facility Condition Assessment report, we know that our mechanical, electrical, and plumbing systems, which include heating, ventilation, and air conditioning, require in excess of $584 million to bring them up to industry standards. To date, we have replaced 34 chillers, 15 boilers, and 301 major mechanical system components. We have also made other supplemental repairs and part replacements for a total of over $75 million.

Despite facing a structural budget deficit of $54 million, we have dedicated the past year to aligning our systems as closely as possible with industry standards, utilizing the funds available to us. In addition to ensuring that all 195 boilers are on appropriate inspection schedules, we have provided training to HVAC technicians, custodial staff, and support personnel. We have provided preventative maintenance and brought more systems onto automated controls, which helps us remotely regulate temperatures.

We have also upgraded technology in our call center and provide customer service training to our call center representatives.

We have performed the following inclement weather actions:
? Insulated all exterior piping
? Purchased and distributed 750 portable climate control units
? Notified mechanical contractors for supplemental support as needed
? Monitored all campuses through District Control Systems
? Assessed building conditions prior to the arrival of faculty and students
? Adjusted schedule for all Technicians, Facilities Managers and Customer Service Center to ensure communication and services are available starting at 4 a.m.
? Modified building automated schedules to 24/7 in order to accommodate inclement weather

Finally, all principals have comprehensive mitigation plans to ensure that schools can respond proactively in the event of HVAC issues.  Mitigation plans include moving to an alternate location, such as the library, cafeteria, gym, or any other unoccupied space.

Despite all of these efforts, the age and condition of our buildings makes our systems work harder and makes it more difficult to evenly cool and heat the buildings. Seventy-seven of our schools were built prior to air conditioning being a standard school building amenity.  These factors can lead to variable temperatures across the building, and over time will shorten the lifespan of the HVAC system.  

Our operating budget and supply chain timelines, which can take from 9 to 14 months to design, receive, install, and test, determine how fast and comprehensively we can address HVAC systems.  It is not possible to replace entire HVAC systems at every school. The replacement of parts can stress older downstream components causing multiple part failures. For example, we had a school that was functioning properly at 7 a.m. Within an hour, it had a component failure. The replacement of this part led to another part failure further down the line. While we were able to bring the system online, our technicians spent multiple hours troubleshooting.

As we continue to monitor the weather, we take all of these factors into account.

Again, at this time, our schools will be open tomorrow. We encourage you to have your child dress in layers. As a reminder, you can check bus route times using our bus stop locator.

We know and understand that early notification allows you to make informed travel and childcare decisions. 

We deeply appreciate your understanding and patience as we navigate the challenges posed by extreme weather conditions and the unique needs of our facilities. Your support and flexibility allow us to focus on providing safe and comfortable learning environments for our students and staff.

Please know that we remain committed to transparency and proactive communication. Our team is working tirelessly to address immediate needs and plan for long-term improvements to ensure the reliability of our systems.

Thank you for being a vital part of our SAISD community. Together, we will continue to overcome challenges and prioritize the well-being and success of our students.

In service,
Jaime Aquino, Ph.D.
Superintendent

Estimadas familias y personal:

En este momento, nuestras escuelas estarán abiertas mañana.  La información del Servicio Meteorológico Nacional y de la Oficina de Gestión de Emergencias de la ciudad de San Antonio indica que mañana las temperaturas mínimas se situarán entre los 34 y los 38 grados y las máximas entre los 30 y los 40 grados.  Además, pronostican lluvias frías predominantes por la tarde.  Según el pronóstico, esto significa que las carreteras serán seguras para viajar.  

A medida que nos preparamos para el tiempo más extremo que puede ocurrir durante los meses de invierno, queremos compartir cómo vamos a abordar las inclemencias del tiempo y las decisiones relacionadas con el cierre de escuelas.

Como ustedes saben, SAISD tiene una larga y valiosa historia en San Antonio. Aunque celebramos nuestro legado, también sabemos que la edad y el estado de nuestros edificios representan algunos retos.  En nuestro reciente informe de evaluación del estado de las instalaciones, sabemos que nuestros sistemas mecánicos, eléctricos y de plomería, que incluyen calefacción, ventilación y aire acondicionado, requieren más de 584 millones de dólares para adecuarlos a las normas del sector. Hasta la fecha, hemos sustituido 34 unidades de refrigeración, 15 calderas y 301 componentes principales de sistemas mecánicos. También hemos realizado otras reparaciones suplementarias y sustituciones de piezas por un total de más de 75 millones de dólares.

A pesar de enfrentarnos a un déficit presupuestario estructural de 54 millones de dólares, el año pasado nos dedicamos a alinear nuestros sistemas lo más posible con las normas del sector, utilizando los fondos de que disponíamos. Además de asegurarnos de que las 195 calderas cumplen las inspecciones previstas, hemos impartido formación a técnicos de calefacción, ventilación y aire acondicionado, personal de mantenimiento y personal auxiliar. Hemos llevado a cabo un mantenimiento preventivo y hemos automatizado más sistemas, lo que nos ayuda a regular las temperaturas a distancia.

También hemos mejorado la tecnología de nuestro centro de llamadas e impartimos formación en atención al cliente a nuestros representantes.

Hemos llevado a cabo las siguientes acciones en caso de inclemencias meteorológicas:
? Se han aislado todas las tuberías exteriores
? Adquisición y distribución de 750 climatizadores portátiles
? Notificación a los contratistas mecánicos para que presten apoyo suplementario cuando sea necesario.
? Supervisión de todos los campus a través de los sistemas de control del distrito
? Evaluación de las condiciones del edificio antes de la llegada de profesores y estudiantes
? Adaptación del horario de todos los técnicos, responsables de instalaciones y del Centro de Atención al Cliente para garantizar que la comunicación y los servicios estén disponibles a partir de las 4 de la mañana.
? Modificación de los horarios automáticos de los edificios a 24 horas al día, 7 días a la semana, para adaptarse a las inclemencias del tiempo.

Por último, todos los directores disponen de planes integrales de mitigación para garantizar que las escuelas puedan responder de forma proactiva en caso de problemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado.  Los planes de mitigación incluyen el traslado a un lugar alternativo, como la biblioteca, la cafetería, el gimnasio o cualquier otro espacio desocupado.

A pesar de todos estos esfuerzos, la edad y el estado de nuestros edificios hacen que nuestros sistemas trabajen más y dificultan la distribución uniforme de la calefacción y el aire acondicionado. Setenta y siete de nuestras escuelas se construyeron antes de que el aire acondicionado fuera un elemento estándar en los edificios escolares.  Estos factores pueden dar lugar a temperaturas variables en todo el edificio y, con el tiempo, acortarán la vida útil del sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado.  

Nuestro presupuesto operativo y los plazos de la cadena de suministro, que pueden tardar entre 9 y 14 meses en diseñarse, recibirse, instalarse y probarse, determinan la rapidez y amplitud con que podemos abordar los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado.  No es posible sustituir sistemas completos de calefacción, ventilación y aire acondicionado en todas las escuelas. La sustitución de piezas puede sobrecargar los componentes posteriores más antiguos, provocando fallos múltiples de las piezas. Por ejemplo, tuvimos una escuela que funcionaba correctamente a las 7 de la mañana. Al cabo de una hora, tuvo un fallo en un componente. La sustitución de esta pieza provocó el fallo de otra más adelante. Aunque pudimos poner el sistema en línea, nuestros técnicos pasaron varias horas solucionando el problema.

Mientras seguimos monitoreando el tiempo, tenemos en cuenta todos estos factores.

De nuevo, en este momento, nuestras escuelas estarán abiertas mañana. Le animamos a que vista a su hijo en capas. Como recordatorio, puede consultar los horarios de las rutas de autobús utilizando nuestro localizador de paradas.

Sabemos y comprendemos que una notificación temprana le permite tomar decisiones informadas sobre el viaje y el cuidado de los niños. 

Agradecemos profundamente su comprensión y paciencia mientras afrontamos los retos que plantean las condiciones meteorológicas extremas y las necesidades específicas de nuestras instalaciones. Su apoyo y flexibilidad nos permiten centrarnos en proporcionar entornos de aprendizaje seguros y cómodos para nuestros estudiantes y personal.

Por favor, tenga en cuenta que seguimos comprometidos con la transparencia y la comunicación proactiva. Nuestro equipo trabaja arduamente para atender las necesidades inmediatas y planificar mejoras a largo plazo que garanticen la fiabilidad de nuestros sistemas.

Gracias por ser una parte vital de nuestra comunidad SAISD. Juntos, seguiremos superando retos y dando prioridad al bienestar y el éxito de nuestros estudiantes.

A su servicio,
Jaime Aquino, Ph.D.
superintendente